🚀 دليلك السريع: من "صفر خبرة" إلى "قاعدة بيانات محترفة"

 

الخطوة 1: القاعدة الذهبية (الجداول هي الأساس)

تخيل أن قاعدة البيانات هي "خزانة ملفات". أول شيء تفعله هو إنشاء Table (جدول).

• افتح Access واختر Blank Database.

• في جدول السلع، ضع الأعمدة التالية: (اسم السلعة، السعر، الكمية، تاريخ الصلاحية).

• نصيحة للمحترفين: اجعل أول حقل دائماً هو "رقم السلعة" واجعله (AutoNumber) ليعطيه البرنامج رقماً تسلسلياً تلقائياً.

الخطوة 2: السحر في "معالج النماذج" (The Form Wizard)

المستخدم العادي يكره الجداول المملة. لكي تصمم "نافذة محترفة" يدخل فيها العامل بيانات السلعة بضغطة زر:

1. اذهب إلى تبويب Create (إنشاء).

2. اضغط على Form Wizard (معالج النماذج).

3. اختر كل الحقول التي أنشأتها في الجدول.

4. اختر الشكل Columnar (عمودي).

5. المفاجأة: سيقوم أكسس بتصميم واجهة أنيقة لك فوراً!

الخطوة 3: اللمسة الاحترافية (الأزرار الذكية)

لكي تبدو الواجهة كبرامج المحلات الكبرى، أضف أزراراً (Buttons) بدون كتابة كود:

• ادخل في وضع Design View للنموذج.

• من الأعلى اختر أداة Button (مربع صغير به XXX).

• ارسم الزر على النافذة، وسيسألك الأكسس: ماذا تريد أن يفعل هذا الزر؟

  • اختر Record Operations ثم Add New Record (لإضافة سلعة جديدة).

  • كرر الخطوة واختر Print Record (لطباعة فاتورة السلعة).

الخطوة 4: التقارير بضغطة واحدة

هل تريد معرفة كم سلعة قاربت على النفاذ؟

• اذهب إلى Create ثم Report Wizard.

• بلمح البصر، سيحول الأكسس بياناتك إلى ورقة منسقة جاهزة للطباعة أو الإرسال لمديرك.

---

💡 لماذا أكسس 2021 هو اختيارك الأفضل؟

• الارتباط السحابي: يمكنك ربط بياناتك بـ Excel بسهولة.

• واجهة حديثة: الألوان والتصميم في نسخة 2021 أصبحت تشبه تطبيقات الموبايل والويب.

• الأمان: بياناتك مخزنة في جهازك وليست عرضة للاختراق على الإنترنت.

  🛡️ "النافذة السحرية الواحدة": كيف تروض أكسس في 5 دقائق؟

  تخيل يا صديقي أنك لا تبني "قاعدة بيانات"، بل تبني "صندوقاً ذكياً". المستخدم العادي يضيع بين الجداول والتقارير، لذا سنركز قوتنا كلها في (النموذج - Form)، ليكون هو واجهتك الوحيدة التي تبيع وتشتري وتراقب المخزن منها.

  1. هيكل "العمود الفقري" (الجدول السريع)

  قبل النافذة، نحتاج "مخزناً" سرياً. قم بإنشاء جدول واحد سمه "المحل" وضع فيه هذه الحقول فقط:

• باركود السلعة: (ليسهل عليك البحث لاحقاً).

• اسم الصنف: (مثلاً: موبايل، شاحن، علبة عصير).

• العدد المتوفر: (هنا تضع الكمية).

• سعر البيع: (لكي تعرف أرباحك).

• حالة المخزون: (حقل نصي يكتب فيه البرنامج "متوفر" أو "قارب على النفاذ").

2. ولادة "النافذة الاحترافية" (Form Design)

اذهب إلى Create ثم Form Wizard، واختر جدولك. سيظهر لك نموذج بسيط، لكننا سنجعله "خارقاً" كالتالي:

• اجعلها ملونة: غير خلفية النافذة للون رمادي غامق أو أزرق ملكي لتبدو كبرامج المحاسبة الكبرى.

• لوحة التحكم المصغرة: في أعلى النافذة، ارسم 3 أزرار كبيرة باستخدام أداة (Button):

  1. زر "إضافة صنف": (ليفتح لك خانات فارغة لسلعة جديدة).

  2. زر "حفظ": (لتثبيت البيانات في مخزنك).

  3. زر "البحث": (بمجرد كتابة اسم السلعة، تظهر لك كل بياناتها وكميتها فوراً).

3. اللمسة الذهبية (عداد المخزن التلقائي)

لكي تندهش من قوتك، أضف "مربع نص" (Text Box) في أسفل النافذة، واكتب فيه هذه المعادلة البسيطة: sum([العدد المتوفر]).

• ماذا سيحدث؟ كلما أضفت سلعة أو بعت أخرى، سيقوم هذا المربع بتحديث إجمالي البضاعة في محلك لحظياً وأمام عينك في نفس النافذة!

---

🔥 لماذا هذا الموضوع "خارق" للمستخدم العادي؟

لأنه يكسر حاجز الخوف. هو لا يحتاج لتعلم لغات برمجة، هو يحتاج فقط أن يعرف أن Microsoft Access 2021 صُمم لخدمة "الرجل العملي" الذي يريد إدارة تجارته بضغطة زر.

بهذه النافذة الواحدة، أصبح لدى صاحب المحل:

1. نظام جرد آلي.

2. نظام تسعير دقيق.

3. أداة بحث سريعة تغنيه عن الدفاتر الممزقة.